FREELANG Magazine - Premiers pas avec Excel

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Dossier réalisé par Beaumont pour le CCCL de Vientiane
Publié en décembre 2001
© Beaumont 2001-2004


PREMIERS PAS AVEC EXCEL

1. Qu'est-ce qu'un tableur ?
2. Réaliser un tableau
3. Effectuer des calculs simples
4. Mettre en forme un tableau
5. Modifier un tableau
6. Réaliser un graphique
7. Quelques astuces
8. Conclusion
9. Vos réactions


 

Excel est un logiciel faisant partie du célèbre "Microsoft Office", une suite bureautique comprenant également Word, PowerPoint, Access, Outlook… Les versions d'Excel suivent les versions de Microsoft Office, vous pouvez donc utiliser Excel 97, Excel 2000 ou Excel XP. On trouve également des versions pour Macintosh.

 
1. Qu'est-ce qu'un tableur ?

Excel est un tableur, c'est-à-dire qu'il permet de réaliser des tableaux, mais également des graphiques, des calculs automatiques, etc. Le logiciel est très puissant, de plus en plus élaboré (et complexe) au fil des versions, et nous n'aborderons ici que les fonctions les plus basiques : réaliser un tableau, le mettre en forme, effectuer quelques calculs simples et réaliser des graphiques.

L'objectif de ce dossier est simplement d'encourager les personnes qui n'ont jamais utilisé Excel à franchir le pas. Beaucoup d'utilisateurs, en effet, persistent à réaliser tous leurs tableaux sous Word en effectuant les calculs avec une calculatrice ! Faire des tableaux avec Word n'est pas un mal, bien au contraire, mais Excel est beaucoup plus pratique à utiliser dès lors que des calculs interviennent.

 
2. Réaliser un tableau

Un fichier Excel est appelé un classeur, au sein duquel on peut insérer plusieurs feuilles de calcul. Une feuille de calcul est une simple grille, divisée en cellules au sein desquelles vous pouvez saisir du texte.

Excel peut reconnaître le type de texte tapé (texte simple, chiffres, date, prix…), et agit en fonction : les chiffres sont systématiquement alignés à droite, par exemple. Le menu Format, Cellule, vous permet de modifier le format des données.

 
3. Effectuer des calculs simples

Une cellule contient des éléments visibles (un chiffre, par exemple), mais peut également contenir une formule de calcul, qui, elle, n'est visible que dans la zone de formule, si la cellule est sélectionnée.

Dans l'exemple ci-dessous, on voit que 1568 est le résultat d'un calcul : la somme des trois cellules au-dessus (de C2 à C4). Toutes les cellules sont référencés par le croisement d'une colonne (une lettre) et d'une ligne (un chiffre).

Si l'on modifie un chiffre, le résultat sera mis à jour automatiquement.

Pour effectuer le calcul d'une somme, il suffit de sélectionner les cellules et de cliquer sur l'icône "somme automatique" :

Pour effectuer une multiplication, vous pouvez sélectionner la cellule où vous souhaitez faire apparaître le résultat et taper directement la formulaire dans la zone de formule. Par exemple : =A3/B3 ou =C5*C6.

Certaines opérations sont déjà prévues dans Excel. Pour calculer la moyenne d'une série de chiffres, par exemple, sélectionnez la cellule où le résultat doit apparaître et choisissez le menu Insertion, Fonction, et parmi les dernières utilisées, choissez Moyenne. Si le résultat n'est pas rond et qu'il y a trop de chiffres après la virgule, utilisez le menu Format, Cellule, pour fixer le nombre de décimales.

 
4. Mettre en forme un tableau

La mise en forme d'un tableau ne pose pas de problème particulier. Comme dans Word, vous avez la possibilité de modifier facilement les alignements, la taille et la couleur de la police, etc. Toutes les commandes nécessaires se trouvent dans le menu Format, Cellules.

Sachez qu'il existe également des options de mise en forme automatique, dont le résultat peut être spectaculaire. Pour les tester, sélectionner votre tableau et utilisez le menu Format, Mise en forme automatique. Le bouton "Options" permet de définir quels éléments seront affectés, il peut être utile si vous avez déjà réglé des paramètres de police ou de taille de cellules et que vous ne souhaitez pas les perdre.

 
5. Modifier un tableau

Il est toujours difficile de savoir à l'avance quel sera l'aspect exact de votre tableau, et vous pouvez être amené à devoir le modifier. Sachez néanmoins que tout n'est pas possible : une cellule, par exemple, ne peut pas se diviser en deux. En revanche, plusieurs cellules peuvent facilement être fusionnées. Vous avez donc intérêt à prévoir votre tableau de manière à ce que les plus petites cases disposent chacune d'une cellule propre.

Pour insérer une ligne ou une colonne, sélectionnez la ligne ou la colonne, cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez l'option appropriée.

 
6. Réaliser un graphique

L'Assistant graphique d'Excel vous permet de réaliser en quelques clics des graphiques, à partir des données d'un tableau. Avant de cliquer sur l'icône de l'Assistant graphique, sélectionnez les données qui doivent être prises en compte. Suivez ensuite les étapes proposées.

Icône de l'Assistant graphique :

 
7. Quelques astuces

1. Fusionner des cellules
Pour fusionner des cellules, sélectionnez-les et cliquez sur cette icône :

Pour annuler un fusionnement, utilisez le menu Format, Cellule et décochez "Fusionner les cellules" dans l'onglet "Alignement".

2. Changer l'alignement d'une cellule
Le menu Format, Cellule, Alignement vous permet de modifier l'alignement à l'intérieur d'une cellule, ainsi que l'orientation du texte.

3. Appliquer des bordures à un tableau
Une fois les cellules sélectionnées, une icône vous permet facilement d'appliquer le type de bordure choisie :

4. Mise en page de la feuille de calcul
Pour modifier l'orientation du papier (portrait ou paysage), modifier l'en-tête et le pied de page ou encore définir l'enchaînement des pages, utilisez le menu Fichier, Mise en page.

5. Pour échapper aux contraintes des cellules : la zone de texte
Si vous souhaitez inclure dans votre feuille de calcul un texte complètement indépendant de vos cellules, vous pouvez utiliser ce qu'on appelle une zone de texte. Pour ce faire, commencez par afficher la barre d'outils "Dessin", puis cliquez sur l'icône de la zone de texte. Une fois la zone dessinée, un clic droit dessus vous permettra d'en modifier les propriétés (bordure, couleur…).

6. Sélectionner différentes cellules
Pour sélectionner différentes cellules éloignées les unes des autres, maintenez la touche "Control" (Ctrl) du clavier enfoncée et cliquez sur les différentes cellules.

7. Recopier une formule
Si une même formule (somme, moyenne, etc.) doit s'appliquer à plusieurs cellules, il suffit d'écrire cette formule une seule fois, puis de la recopier en faisant glisser la cellule à partir de l'angle inférieur droit.

8. Trier des données
Le menu Données, Trier, permet de trier du texte dans l'ordre alphabétique ou des chiffres dans un ordre croissant ou décroissant. Un tri multiple sur plusieurs colonnes est également possible.

 
8. Conclusion

Excel est un logiciel extraordinairement puissant, qui permet non seulement de réaliser des tableaux et d'automatiser des calculs, mais qui dispose également de fonctions très élaborées de gestion des données. Peu de gens maîtrisent l'intégralité de ces fonctions, et Excel peut aussi être utilisé pour des opérations très simples, comme nous l'avons vu ici rapidement.

Les personnes qui utilisent Word pour élaborer leurs tableaux mais qui n'ont jamais utilisé Excel doivent savoir que l'élaboration d'un tableau sous Excel est beaucoup plus souple et facile. Effectuer des calculs et réaliser des graphiques est un jeu d'enfant, et pour insérer un tableau Excel dans un document Word, un simple copier/coller suffit. N'hésitez donc pas à franchir le pas :-)

 
9. Vos réactions

Nous espérons que ce petit dossier vous aura été utile. Vous pouvez nous faire part de vos remarques ou de vos questions en utilisant notre formulaire de contact (merci d'indiquer une adresse email valide si vous souhaitez une réponse !).